A munka megbeszélések szörnyűek. Itt van, hogyan lehet őket jobbá tenni.

Amikor megpróbáljuk megérteni, hogy miért szopnak olyan keményen az ülések, segíthet a gyorsan kimerülő halászatunk analógiájának felhasználásában. A halász nem igazán ösztönzi a halászat megállítását, és az országok nem tudnak teljesen egyetérteni azzal, hogy kinek kell felelősséget vállalnia, hogy mely halak tartoznak a joghatóságuk alá. És így senki sem nagyon javítja a helyzetet, minden valószínűség szerint elrabolja a jövő generációit azzal a lehetőséggel, hogy csípje a fűszeres tonhal tekercseket és a grillezett kardhalat, amit olyan nagy bőségben élveztünk.

A munkahelyi találkozókat körülvevő kultúra hasonló problémát szenved. Míg a legtöbb találkozó de facto vezetője van, valaki fut a show-t, soha nem az a személy feladata, hogy „kitaláljuk, hogyan lehet jó találkozókat futtatni.” Az emberek is elfogadják a dolgok jelenlegi állapotát, mint elkerülhetetlen: ismerjük a találkozókat, mindig szoptál, ezért miért vesztegessétek az időt, hogy jobban csináld őket? Ennek eredményeként folytatták a menetrendjeink betöltését egyfajta munkahelyi tragédiában.

„Ez egy elengedhetetlen környezet” - mondja Joseph Allen, az Omaha Egyetem ipari és szervezeti pszichológiájának professzora. Inverz. - Tudjuk, hogy nekik van, de nem sok energiát támasztunk mögöttük. És kivéve, ha a találkozó mindenki törekszik arra, hogy jobb legyen, akkor nem fog változni… és furcsa, ha valaki megpróbálja őket jobbá tenni.

Mivel az egymással való kommunikáció képessége az évek során javult, ironikusan megfordult, az üléseken eltöltött idő ténylegesen megduzzadt. Az alkalmazottak átlagosan heti 23 órát töltenek az üléseken, az 1960-as évek kevesebb mint 10-ről. A legfrissebb vezetők 70% -a egy közelmúltbeli tanulmányban, amelyet a Harvard Business Review azt mondta, hogy a találkozók nem hatékonyak és nem eredményesek. Szinte ugyanolyan sok találkozón tartotta őket, hogy ne végezzék el a munkájukat. Allen, aki a Clemson Egyetem néhány kollégájával a közelmúltban befejezte a közel 200 találkozókról szóló kutatómunka átfogó áttekintését, azt mondja, ez túl sok óra. Eredményeik nemrég megjelentek a folyóiratban A pszichológiai tudomány aktuális irányai.

Az a tény, hogy az ülések gyakran bosszantóak vagy feleslegesek, nem jelenti azt, hogy ezek lényegtelenek.

„Különböző információkat kell kapnunk az emberekről a problémáról, hogy találkozzanak, és remélhetőleg innovatív és kreatív megoldást találjanak” - mondja Allen fordítottja. „Az ülések lehetővé teszik számunkra, hogy együttműködjünk, segítsünk nekünk a projekthez szükséges erőforrások megszerzésében, döntések meghozatalában. Nagyon, nagyon fontosak. De nagyon óvatosnak kell lennünk a túlhasználat miatt.

A találkozók egy másik problémája az, hogy annak ellenére, hogy milyen frusztráló és nélkülözhetetlenek, valójában nem minden, amit jól tanulmányoztak. A témát vizsgáló Allen és csapata megvizsgálta minden papírról, amit 2006-tól írtak, egy kicsit kevesebb, mint 200-at. Ez soknak tűnhet, de ha úgy véli, hogy több mint 1000 dokumentumot tettek közzé a vezetés témája óta tavaly egyedül, és elkezdesz észrevenni, hogy valójában nem igazán tudunk annyira arról, hogy hogyan kell jó megbeszélést futtatni, ahogy valószínűleg.

Szerencsére a 200-as tanulmány, amit Allen és csapata megvizsgált tett útmutatást adhatunk arról, hogyan tudnánk egy kicsit jobbá tenni az üléseket.

Fogadd el az udvariassági meghívást

Allen szerint a tanulmányok azt javasolják, hogy jobban ki kell használni a jóvoltából való meghívást. Az ülések egyik legnagyobb problémája a jó szándékokból fakad; hajlamosak vagyunk túl sok embert meghívni, akiknek nem kell ott lenniük. Figyelemre méltó, unatkozó résztvevők találkoznak a méreggel, ugyanakkor nem akarja kizárni azt a személyt, aki talán még árnyaltabb vagy meglepőbb oka annak, hogy a szobában akar lenni. A probléma megoldásához Allen azt javasolja, hogy vegye figyelembe az udvariassági meghívást: egy meghívást, amelyben nagyon egyértelműen elismeri, hogy csak udvariasságként hívja őket, és valószínűleg kihagyja azt. Az emberek szeretnék kihagyni az üléseket.

Öld meg az állapotjelentést

Van egy teljes találkozói műfaj, ami hihetetlenül gyakori, és nem szolgálja a célt, Allen azt mondja: „A„ kerek robin ”,„ itt van mindenki, akitől ”állapotjelentés, ahol az emberek körbe mennek, és elmagyarázzák, hogy mit csinálnak egy adott projektben elért eredmények megosztása vagy megosztása. Ezt az információt elektronikus úton kell megosztani, és mindenkit összehívni a verbálisra, az időpocsékolás. Ahogy Allen röviden elmondta: „Hacsak nem kötődik egy projekthez, nem kell erre a találkozóra.”

Felmondja a panaszokat, de nem vicceket

Amint egy találkozó folyamatban van, Allen megállapításai azt sugallják, hogy valóban nagyon fontos, hogy helyet teremtsen a humor számára. A nevetés segíti az embereket a beszélgetésbe, ami előmozdítja a részvételt (ami végül is az egész pont az, hogy először találkozzunk.) Allen azt mondja, hogy elég nagy veszélyt jelent a panaszkodásra, ami elég szépnek tűnik. ártalmatlan („Téged lát a 95-ös forgalom ma? ”), de előmozdíthatja a leválás és a reménytelenség érzéseit.

Ne legyél késő

Míg a találkozók, ahol senki nem beszél, vagy ahol az egyik ember uralja a beszélgetést, nyilvánvalóan problémás, Allen szerint a kutatás azt mutatja, hogy a találkozók messze leginkább rejtélyes problémája a késés. Míg az „időzítés” elég nyilvánvaló protokollnak tűnik, a mértékben amelyre egy személy csak hat perccel későn találkozik egy találkozóra, az egész dolog valóban megdöbbentő. Az Allen és csapata egyik tanulmánya például megpróbálta különbségeket találni a késéssel kapcsolatos kulturális attitűdökben Kínában, Chilében, Olaszországban, az Egyesült Államokban, Németországban és Hollandiában. Ezek mind nagyon különböző munkahelyi kultúrák, a munka körül különböző értékek, és így Allen csapata várhatóan kulturális különbségeket keresett a pontosság pontossága tekintetében. Egyáltalán nem voltak.

- Van némi drámai következetesség a késői találkozók megjelenésének csalódottságában - mondja Allen. „Azt gondolnád, hogy az országkultúra, az otthoni életük, aki személyként élne, befolyásolná a találkozó tapasztalatának értékelését, de azt találtuk, hogy a gazdaság globalizációjával együtt ez a fajta globalizáció volt. irodaterület környezet. ”

Ezekben az osztódó, polarizált időkben az egyik kevés dolog minden közös, hogy azt akarjuk, hogy az emberek tiszteletben tartsák az időt. És ha későn vagytok, az emberek nem csak ott ülnek és pörkölnek arról, hogy hol vannak; a rossz érzéseket nemcsak ezen a találkozón, hanem az is valamennyi ülésen amelyek a jövőben jönnek létre. Más szóval, amikor késik egy találkozóra, nemcsak az emberek találkozóját tönkreteszi, hanem először is segít abban, hogy tönkretegye az ülésekről alkotott elképzeléseit. Amire emlékeztet, valószínűleg jet.

Ez a mi adaptált változata volt Stratégia hírlevél, a legmegfelelőbb pénzügyi, karrier- és életstílus-tanácsok heti lebontása, amire szüksége lesz ahhoz, hogy a legjobb életet élhesse. James Dennin vagyok, az innovációs szerkesztő fordítottja. Ha pénz- vagy karrier-kérdése van, amit itt szeretne válaszolni, küldjön e-mailt a [email protected] címre - és adja át a stratégiát ezzel a linkkel!